thanh toán là gì

Tiền thưởng, phụ cấp, hỗ trợ – Quy định về thuế và chi phí hợp lý

Hàng năm doanh nghiệp chi nhiều khoản tiền thưởng, phụ cấp, hỗ trợ cho người lao động như: tiền thưởng lễ tết, thưởng doanh số, nghỉ mát, phụ cấp xăng xe, đi lại, điện thoại, phụ cấp ăn trưa, trang phục, phụ cấp trách nhiệm, tiền hỗ trợ thuê nhà, chi phí đào tạo,… Vậy các khoản này cần giấy tờ gì để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN? Có chịu thuế TNCN không? Có phải đóng BHXH không?

I. Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 25/2018/TT-BTC, chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp, hỗ trợ, phúc lợi cho người lao động được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng

• Đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán → bị loại.
• Phải ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng.
• Trường hợp hợp đồng lao động với người nước ngoài có ghi khoản chi tiền học cho con (mầm non đến THPT) có hóa đơn, chứng từ → được tính vào chi phí.
• Khoản chi tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động ghi trong hợp đồng lao động, có hóa đơn, chứng từ → được tính.
• Nếu hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm mà chưa chi → bị loại, trừ trường hợp trích lập quỹ dự phòng tiền lương không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

2.7. Chi trang phục

• Bằng hiện vật: phải có hóa đơn, chứng từ (không giới hạn).
• Bằng tiền: không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.
• Nếu chi cả hai hình thức: áp dụng theo quy định trên.

2.9. Chi phụ cấp tàu xe, công tác

• Phụ cấp đi nghỉ phép không đúng Bộ luật Lao động → bị loại.
• Chi phí đi lại, thuê chỗ ở đi công tác: cần hóa đơn, chứng từ.
• Nếu khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ → được tính.
• Trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử: cần vé điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2.11. Bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ

• Không vượt quá 3 triệu đồng/tháng/người.
• Phải ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong hồ sơ.
• Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc.

2.12. Trợ cấp thôi việc, mất việc làm

Theo Bộ luật Lao động 2019:

• Trợ cấp thôi việc: mỗi năm làm việc được nửa tháng tiền lương, trừ trường hợp hưởng lương hưu.
• Trợ cấp mất việc: mỗi năm 1 tháng tiền lương, ít nhất 2 tháng.

Khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động (đám hiếu, hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, khen thưởng con, bảo hiểm tai nạn, sức khỏe,…) tổng số không quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm.

Khoản chi đào tạo nghề cho người lao động được tính vào chi phí.

II. Quy định về thuế thu nhập cá nhân

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC, các khoản thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công bao gồm:

• Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công.
• Các khoản phụ cấp, trợ cấp (trừ các khoản được miễn).
• Tiền thù lao (hoa hồng, môi giới, nhuận bút, giảng dạy…).
• Tiền nhận từ hiệp hội, hội đồng quản trị, ban kiểm soát…
• Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài lương:

• Tiền nhà ở, điện, nước: nếu doanh nghiệp trả hộ, tính vào thu nhập chịu thuế không quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa gồm tiền thuê nhà).
• Bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc có tích lũy, bảo hiểm hưu trí tự nguyện: chịu thuế TNCN.
• Bảo hiểm không có tích lũy (sức khỏe, tử kỳ) không chịu thuế.
• Phí hội viên, dịch vụ cá nhân (sân gôn, câu lạc bộ…) nếu ghi tên cá nhân: chịu thuế.
• Khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục: phần vượt mức quy định chịu thuế.

• Chi phương tiện đưa đón người lao động: không chịu thuế.
• Chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ: không chịu thuế.
• Khoản hỗ trợ khám chữa bệnh hiểm nghèo: không chịu thuế.
• Tiền ăn giữa ca: nếu doanh nghiệp tổ chức bữa ăn (nấu, mua suất, cấp phiếu) hoặc chi tiền không vượt mức quy định (730.000đ/tháng) thì không chịu thuế; phần vượt chịu thuế.
• Vé máy bay khứ hồi cho người nước ngoài về phép mỗi năm một lần: không chịu thuế.
• Học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam (mầm non đến THPT) do doanh nghiệp trả hộ: không chịu thuế.
• Khoản chi đám hiếu, hỉ: nếu phù hợp mức chi phúc lợi (không quá 1 tháng lương) thì không chịu thuế; vượt mức chịu thuế.

Tiền làm thêm giờ vào ngày nghỉ, lễ, ban đêm được trả cao hơn ngày thường. Phần chênh lệch cao hơn được miễn thuế TNCN (ví dụ: lương ngày thường 100.000, làm thêm được 300.000, thì 300.000 miễn thuế, chỉ tính thuế 100.000).

Lưu ý: Chi trả lương, thưởng, phụ cấp vào tháng nào thì tính và kê khai thuế TNCN vào tháng đó.

III. Cách hạch toán các khoản tiền thưởng, phụ cấp cho nhân viên

• Khi tính: Nợ TK 642, 641,… (theo bộ phận) / Có TK 334.
• Khi thanh toán: Nợ TK 334, 3335 / Có TK 111, 112.

IV. Quy định về bảo hiểm xã hội đối với khoản tiền thưởng

Trong các khoản trên, khoản nào phải đóng BHXH, khoản nào không phải đóng BHXH, xem chi tiết tại các văn bản hướng dẫn về mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác. Lưu ý khoản phụ cấp xăng xe cần xem quy định cụ thể.